Je nach gefordertem Szenario bietet Power BI und Power Automate vielfältige Anwendungsmöglichkeiten.

Für Entscheidungsträger ist es von immenser Bedeutung zu wissen, wann ein Wert sich verändert oder ein vordefinierter Schwellenwert über- oder unterschritten wird. So lassen sich die richtigen Maßnahmen zur richtigen Zeit ergreifen um auf das Event zu reagieren. Ohne eine entsprechende Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen gestaltet sich dies meist zeitaufwändig und wenig effizient. Deshalb müssen digitale Strukturen geschaffen werden, in denen die Daten dauerhaft überwacht und Alarme auf diversen Wegen (E-Mail, SMS, WhatsApp, etc.) an die verantwortlichen Personen zugestellt werden.
In Microsoft Power BI können Alarme für KPIs, Gauge und Karten Visuals in Dashboards erstellt werden. Für weitere Visuals und in Berichten steht diese Funktion aktuell leider nicht zur Verfügung. Neben dem Titel der Warnung kann hier die Bedingung festgelegt werden, ob der Alarm ausgelöst wird wenn der aktuelle wert ober- oder unterhalb des Schwellenwerts ist. Weiter kann die Benachrichtigungshäufigkeit auf einmal pro Stunde oder einmal alle 24 Stunden definiert werden. Final kann festgelegt werden, ob der Alarm ausschließlich in Power BI sichtbar ist oder eine E-Mail an seinen eigenen Account versendet werden soll. Alarmierungen sind somit nur für sich selbst möglich und können nicht für andere Personen festgelegt werden. Hierfür sind weitere Schritte außerhalb von Power BI notwendig.
 

Alarmierungen via Power BI und Power Automate

Microsoft Power Automate ist eine Software, welche es ermöglicht (wiederkehrende) Aufgaben und Prozesse über Datenquellen und Dienste hinweg zu automatisieren. Da es sich hierbei um eine sogenannte Low Code Plattform handelt, sind zunächst keinerlei Programmierkenntnisse notwendig um über die grafische Bedienoberfläche Abläufe zu Modellieren. Im Bezug auf eine Alarmierung oder Tätigkeiten, welche auf Power BI Alarmen beruhen gibt es eine große Zahl an vorgefertigten Templates von Microsoft oder der Power Automate Community. Nachfolgend ist ein kurze Ausschnitt dieser Beispiele zu sehen.
Betrachtet man nun den Flow im roten Kästchen, erhält man ein Template, welches es ermöglicht eine E-Mail mit beliebigem Inhalt an eine beliebige Person zu versenden, wenn die entsprechende Datenwarnung durch Power Bi ausgelöst wird. Benötigt wird nichts weiter als eine Power BI Account, eine Power BI Datenwarnung und ein E-Mail Account. So lassen sich innerhalb von wenigen Minuten Alarmierungen an beliebige Empfänger automatisiert versenden. Neben dem Beispiel gibt es Templates zur Benachrichtigungen via MS Teams, Trello, Slack oder ganz klassisch per SMS. Wer jedoch Microsoft SQL Server nutz und die beschriebenen Funktionen zur Alarmierung nicht genügen, kann die Alarme direkt aus dem SQL Server auslösen

Alarmierungen via Power BI und Power Automate

Wird das Power BI Datenset aus einem MS SQL Server gespeist, kann man die Alarmierungen direkt über SQL Abfragen in Power Automate, getrennt von Power BI, durchführen. Angenommen Sie sind Bereichsleiter und möchten jedem Mitarbeiter persönlich zum Geburtstag gratulieren (natürlich nur wenn die Mitarbeiter mit der Verarbeitung Ihrer Daten einverstanden sind 😉). Um keinen Geburtstag zu vergessen, möchten Sie einmal täglich eine Liste mit allen Personen in MS Teams erhalten, welche heute Geburtstag haben. Hier kann wie folgt vorgegangen werden:

Der Flow startet mit einer Wiederholung, welche in diesem Fall einmal am Tag um 8:00 Uhr den Prozess startet. Im Schritt „SQL Abfrage ausführen“ wird die Verbindung zur entsprechenden Datenbank und Tabelle hergestellt. Anschließend wird die SQL Abfrage eingefügt, welche die Personen ausgibt die heute Geburtstag haben. Als drittes wird eine Auswahl getroffen, welche Werte aus der SQL Abfrage übernommen werden sollen. Der Prozess „HTML-Tabelle erstellen“ nutz die zuvor Ausgewählten Werte und fügt diese in einer HTML-Tabelle zusammen. Als letztes wird eine MS Teams Nachricht erstellt, welche die HTML-Tabelle beinhaltet. Anschließend wird die Nachricht in einen Teams Channel gepostet.  

So wird sichergestellt, dass Sie jeden Tag um 8:00 Uhr auf dem aktuellen Stands sind und keine Geburtstag mehr vergessen.  

Dem Zusammenspiel zwischen Power BI, SQL Server und anderen Programmen mit Microsoft Power Automate sind fast keine Grenzen gesetzt. Aufgrund der einfachen Bedienung, welche auch ohne Programmierkenntnisse gut möglich ist, bietet jedermann die Möglichkeit in relativ kurzer Zeit Aufgaben und Prozesse zu automatisieren. Das Senden von Alarmen via Teams, SMS oder weiteren Programmen stellt hier nur einen Bruchteil des Nutzens da.

Die Hubster.S GmbH unterstützt Sie in vielfältiger Art und Weise bei der Umsetzung Ihrer Projekte. Als Microsoft Partner bieten wir Ihnen mit unserer Expertise der Microsoft Power Platform die Möglichkeit Daten zu visualisieren und analysieren (Power BI), Arbeitsabläufe oder Prozesse zu automatisieren (Power Automate), eigene Anwendungen zu erstellen und implementieren (PowerApps) oder durch Chatbots mit Kunden oder Mitarbeitern im Kontakt zu bleiben (Power Virtual Agents)..

 

Sollten Sie Fragen zur Microsoft Power Plattform oder den einzelnen Produkten im speziellen haben, stehe ich jederzeit für einen Austausch zur Verfügung.

Linus Trips HUBSTER.S

Peter Schmäling

Peter Schmäling ist Business Consultant bei den HUBSTER.S